Inledning

Allmänna reklamationsnämnden har genom remiss den 30 januari 2008 anmodats att yttra sig över det rubricerade delbetänkandet. Nämnden har disponerat sitt yttrande på så sätt att den i ett första avsnitt ger sin övergripande synpunkt på förslagen. Därefter lyfter nämnden fram några särskilda frågor som den anser det angeläget att behandla i detta sammanhang och redovisar sina erfarenheter av samverkan med andra små myndigheter.

Övergripande ståndpunkt

Nämnden har ingen erinran mot kommitténs bedömningar, överväganden och förslag.

Några särskilda frågor

Kommitténs arbete har inriktats på kvantitativa faktorer, t.ex. antalet sjukdagar och kostnader för administration. Nämnden ifrågasätter inte betydelsen av denna redovisning. Enligt vår mening är det emellertid viktigt att också ta hänsyn till frågor som mer hänger samman med kvaliteten i de små myndigheternas verksamhet. I det följande berör nämnden några sådana frågor.

Funktioner eller kompetenser som en liten myndighet inte kan bära

Kommittén har i kapitel 10 pekat på olika tänkbara problem och på fördelar med små myndigheter. Nämnden kan i allt väsentligt instämma i de bedömningar som görs där. Samtidigt vill nämnden peka på några andra frågor som är förbundna med små myndigheter och som bör beaktas i sammanhanget. Det gäller dels s.k. ensamkompetenser i stödfunktioner, dels specialkompetenser som en liten myndighet inte själv kan bära.

De flesta små myndigheter har åtminstone någon person som sköter den löpande ekonomi- och personaladministrationen, även om myndigheten köper tjänster inom området från Kammarkollegiet eller någon annan. Vidare måste det på varje myndighet finnas någon som sköter registratur och arkiv. Det är fråga om uppgifter som i hög utsträckning regleras av lagar och andra författningar och där det ofta förekommer ändringar. Av dessa funktioner krävs att de förutom det rena hantverket också följer med utvecklingen på området och de förändringar som sker.

Uppgifterna sköts säkert väl och professionellt på de allra flesta håll. Samtidigt är det utan tvekan så att ensamfunktionerna är sårbara, vilket kommittén också har pekat på. Därutöver kommer att ensamkompetenser har svårare att utvecklas professionellt på en arbetsplats där man inte har kollegor som man kan lära av och med vilka man kan stämma av olika frågor och diskutera problem och lösningar. Genom samverkan i myndighetshotell eller på något annat sätt skulle man på ett bättre sätt kunna säkerställa att uppgifterna sköts professionellt och med en hög kvalitet, samtidigt som man minskar sårbarheten.

Specialkompetenser

Det ställs samma krav på en liten myndighet som på en stor myndighet. Det gäller krav som ställs av lagstiftaren och krav som ställs av uppdragsgivaren. Det kan vara fråga om de krav som ställs på arbetsgivare i allmänhet och arbetsgivare i staten i synnerhet. Ett annat exempel är de krav som ställs på myndigheterna inom ramen för den statliga förvaltningspolitiken när det gäller t.ex. e-förvaltning.

För att fullt ut och på ett tillfredsställande sätt kunna leva upp till de krav som ställs behöver också de små myndigheterna ha tillgång till specialkompetens, som de emellertid inte har underlag eller ekonomi för att anställa. I de allra flesta fall kan kompetensbehovet tillgodoses genom att man anlitar konsulter. I vissa fall är detta emellertid inte möjligt eller lämpligt, nämligen då det samtidigt krävs en kontinuerlig närhet till verksamheten och de anställda. Det gäller särskilt HR-kompetens som kan behövas för att på ett professionellt sätt kunna driva ett systematiskt arbetsmiljöarbete, utveckla medarbetarskapet och kompetensförsörjningen m.m.

Även när det gäller tillgången till specialkompetens kan myndighetshotell eller någon annan form av samverkan vara en lösning för de mindre myndigheterna.

Nämndens erfarenhet av samarbete med andra små myndigheter, m.m.

Nämnden är sedan hösten 2005 samlokaliserad med Hälso- och sjukvårdens ansvarsnämnd och Statens haverikommission. De tre myndigheterna förfogar tillsammans över lokaler i centrala Stockholm. Var och en av myndigheterna disponerar över egna utrymmen för sin respektive verksamhet. Samfällt förfogar myndigheterna över utrymmen för sammanträden, reception, kopiering och förvaring av olika föremål. Genom denna samlokalisering har det varit möjligt för myndigheterna att begränsa det egna utrymmet för sammanträdesrum och liknande.

Myndigheterna delar också på vissa funktioner. De ansvarar gemensamt för receptionsfunktionen, som bemannas med personal från ett bemanningsföretag. Receptionen kommer också med början under våren 2008 att utgöra myndigheternas gemensamma telefonväxel.

De tre myndigheterna delar på en tjänst som arkivarie, vilket medfört att alla tre myndigheter nu har en professionell kompetens på detta område. Nämnden har också kunnat tillföras professionell kompetens inom HR-området genom att dela en tjänst som personalrådgivare med Statens haverikommission.

Samlokaliseringen har också fört med sig att myndigheterna tillsammans har upphandlat varor och tjänster som samtliga behöver i sin verksamhet. Detta gäller bl.a. lokalvård och telefonväxel.

Det finns ytterligare områden där myndigheterna kan samverka. Det gäller bl.a. avfallshantering, inköp av kontorsmaterial, övrig kontorsservice och registratur. Företrädare för myndigheterna träffas regelbundet inom ramen för den samverkan som förekommer och för att försöka utveckla denna i enlighet med vad vi nu beskrivit.

Denna, och säkert andra myndigheters samverkan, är inte utan komplikationer. Våra tre myndigheter är verksamma inom olika ansvarsområden, men mycket förenar oss. Det att vi har uppdrag inom olika områden är enligt vår mening inte i sig ett hinder mot en framgångsrik samverkan. Det har dock visat sig att det i vissa fall kan vara svårt att hos berörda medarbetare få gehör för samverkan. Olika uppfattningar kommer till uttryck, bl.a. att någon myndighet får ta ett för stort ansvar för arbets¬uppgiften. Det kan också vara svårt att i vissa fall engagera medarbetare i gränsöver¬skridande samarbete, beroende på t.ex. rädsla som förändringar ofta för med sig.

Svårigheter kan också uppkomma när det gäller arbetsgivaransvaret för en medarbetare som är anställd på flera myndigheter. Detta kan visa sig t.ex. när det gäller lönerevision. De berörda myndigheterna kan ha olika lönelägen generellt sett och därmed ha olika utgångspunkter när det gäller att justera lönen för den medarbetare som är anställd på båda myndigheterna.

Sett från arbetsgivarsynpunkt innebär förstås samverkan möjligheter för de enskilda medarbetarna att kompetensutveckla sig och därmed öka sin anställbarhet och attraktionskraft på arbetsmarknaden. Nämndens erfarenhet är dock att detta för de enskilda inte alltid framstår som lika attraktivt.

Svårigheterna att åstadkomma frivilliga lösningar talar för att det finns ett behov av en tydligare styrning i dessa frågor från regeringens sida. Enligt nämndens mening skulle ett uttalat krav från regeringen ge ytterligare tyngd åt skälen för samverkan och öka förståelsen hos medarbetarna för denna.

Nämnden tror för sin del att samverkan inom ramen för s.k. myndighetshotell också skulle bidra till att vissa av de problem som vi nu pekat på kan lösas på ett enkelt och smidigt sätt. Så skulle vara fallet exempelvis om myndighetshotellet förutom lokaler också tillhandahåller personal inom olika yrkeskategorier, främst i stödfunktionerna.

Sammanfattningsvis innebär detta att nämnden är mycket positiv till de strävanden att åstadkomma en bättre samverkan mellan myndigheter som kommer till uttryck i betänkandet. Myndighetshotell kan vara en sådan form. Nämnden ställer sig därför bakom att idén övervägs vidare.

_____________

Detta yttrande har beslutats av Allmänna reklamationsnämndens ordförande och chef Lotty Nordling. Nämndens vice ordförande Thomas Johansson har varit föredragande i ärendet.

Lotty Nordling

                                                           Thomas Johansson